Afholdes i fælleshuset.

Åbent kontor fra kl17-17:30

1) Konstituering:
Formand: Flemming
Kasserer: Laura
Menige medlemmer: Betina, Kris, Annik, Kim, Mette
Byggeudvalg: Annik, Kris
Renovationsudvalg: Kim
Ansvarlig for årshjul: Mette & Annik
Pedeludvalg: Laura & Flemming

2) Gennemgang af mails
De er gennemgået

3) Opfølgning af generalforsamling:

• Beslutninger skal indføres i ordensregler af os selv.
• Vi beder WA om at sætte pengene til udbetaling til Poppelvej. Bestyrelsen har aftalt en
  fordelingsnøgle.

4) Anmodning fra have 10
er drøftet og formanden svarer.

5) Pedel, skaldesortering og kapacitet

• Der bestilles en større glascontainer.
• Generelt er der pænt og kapaciteterne i størrelse og mængde af containers passer. Kim følger
  op på om noget kan gøres bedre. Der skrives ud for at gøre opmærksom på vigtigheden af
  affaldssortering: 2 spraydåser i metalaffald koster ca 1000 kr i bøde. Vi betaler for meget for
  fejlsortering.
• Flemming og Laura afholder jobsamtaler med de to ansøgere.

6) Fælleshus, næste step

• Gennemgang af økonomien. Vi forventer at kunne bygge huset færdigt for de frivilligt
  indbetalte beløb, kreditnota og fondspengene.
• Orangeriudvalget planlægger arbejdsdag.

7) Arbejdsdag

• Orangeriudvalg fastsætter dagen/weekenden hvor der bygges hus. Vi lægger arbejdsdag
  sammen med den dag og laver veje. Obs på vejen forman Mettes have. Der skal flyttes noget
  grus væk. På den samme arbejdsdag kunne vi samle affald og ordne fælleshaven.

8) Haveaffald

Det er sidste weekend i april, sidste weekend i juni, sidste weekend i september.

9) Evt.
Årshjulet: Standerhejsning d. 3. maj, sangaftener kan tilføjes ligesom andre aktiviteter, datoer for
fællesarbejde, haveaffald, bestyrelsens havevandring, evt. tour de kolonihave?, sæsonafslutning.
Vi afventer medlemmernes input.

Vi skal have en fast aften til bestyrelsesmødet: Den sidste torsdag i måneden kl. 17-19. Næste
møde er d. 28. maj 2026.

Handikappladsen fjernes.

Indkørsler: Man må godt parkere foran indkørslerne.

Der følges op på misvedligeholdte haver og ulovlig udlejning til næste bestyrelsesmøde.

1) Gennemgang af mails

• Herunder status på at saldobalance er god. Vi har holdt budgettet her lidt over
  halvvejs i året.

2) Hjemmeside

Hjemmesiden har været svær at opdater. Kim er på sagen

3) Vandmålere:

Flemming og Kris har ikke fået et tilbud endnu, men ser på det i nærmeste fremtid.

4) Udvalg:
Byggeudvalg:

• Thor får sit byggeri godkende. Kris sender mail ud.
• Pinsehaven har sat skurvogn op. Den skal fjernes inden det færdige byggeri kan
  godkendes. De har indsendt byggeansøgning som byggeudvalget behandler i den
  kommende måned.

Skraldeudvalg:

• Kim står for vinterskrald

5) Orangeri og arbejdsdag:

• Der er indsamlet 15.000
• I november laves der en arbejdsdag hvor vi lægger tag og evt issolerer gulvet.

Visionsdag:

• Det er her d. 9. november.
• Laura laver opslag.
• Alle fra bestyrelsen skal

6) Evt:

• Obs på der er to haver på Poppelvej, der er til salg, og at de muligvis lejes ud, men
  når de er sat til salg så afventer vi.
• Annik laver en ny henvendelse til en have, der skal ryddes op.

1. Gennemgang af mails:
   Alle mails gennemgået og de der ikke var behandlet, blev svaret på mødet
   Mail fra Wind med budgetopfølgning. Bestyrelsen kan se at der ikke er brugt mere end
   budgetteret, og at vi er ca. 2% foran.
2. Visionsdag datoer: Den seneste visionsdag blev udskudt grundet manglende deltagelse. Alt er
   lavet klar til en spændende drøftelse af hvad vi vil fremover, og til at komme med nye ideer, der
   kan udvikle fællesskabet. Vi besluttede at afholde kommende visionsdag den 9. november, og det
   er meget vigtigt at bestyrelsen går foran med sin deltagelse.
3. Parkering: Det blev besluttet at få parkeringen endeligt opmærket snarest. Det står Kim, Kris og
   Flemming for.
4. Udvalg: Ikke noget nyt fra udvalg. Flemming sørger for at indkalde Orangeri udvalg for en snak
   om de kommende tiltag på huset.
5. Evt: ikke noget

Dagsorden:
– Gennemgang og besvarelse af indkomne mails og der er opgaver der skal følges op på.
Herunder nogle manglende betalinger for container rulning og novafos som skal lave boringer på
poppelvej.

Henvendelse fra WA vedr. korrekt ejerskab.
– Der kommer mails ud til alle haveejere far WA vedrørende dette.

Drøftelse af parkering.
– 28-30 parkeringspladser.
– Der skal slås ”søm” i. Dette kommer til at ske snarest af nogle fra bestyrelsen.
– Stadigvæk nogle der har flere biler en 1 bil på p-pladsen. Disse vil få en henvendelse med
påmindelse om hvad der er besluttet på GF.

Aktivitetsudvalg
– Sommerhygge – en føler ud for om nogen i foreningen vil være med til at arrangere dette
evt. Dette følger Marie op.

Vandmålere
– Dette er der ikke noget nyt om.

Udvalg
– Byggeudvalg har godkendt og er i dialog med relevante haveejere.

Orangeri og økonomi
– Opmærksom på at møbler mv ikke bare sættes i orangeriet.
– Bestyrelsen holder øje med økonomien og har lavet udkast / budget. Vi får alle kvitteringer
ind og godkender betaling. Der kan ikke bruges af foreningens penge. Kun af de penge
der er kommet ind.
Dette leder op til en diskussion om at der samles flere penge for at kunne færdiggøre de
ønskede tilføjelser som isolering, varmepumpe mm. Muligvis en crowdfunding og andre
puljer. Dette er orangeriudvalget gjort opmærksom på. Bestyrelsen bakker dem op, men
der kan stadigvæk kun bruges af budgettet og IKKE af foreningens penge.

Andet
– Forberedelse til næste gang: Pedel/vicevært opgave som blev besluttet på GF. Høre
Christoffer ad om et udkast til denne.
– Idédebat om hvad vores (haveejere) drømme er med foreningen. I tråd med hvad der blev
snakket om på GF. Denne dato skal fastsættes og faciliteres. Invitation til dette. Laura og
Flemming brygger på det. Der kommer noget ud i nærmeste fremtid.

Container opkrævning – gennemgang.
Oversigt at budget fra WA. Det ser fint ud.
Generalforsamlingsreferat sendes til Louise, WA.
Kommerciel udlejning: Her kommer en skrivelse.
Vedtægter og ordensregler er opdaterede fra WA’s side.
Afvanding af have: Muligheder for at sikre de våde haver.

• Parkering

Der har været møde i parkeringsudvalget og der kommer til at være en arbejdsdag hvor vi
sørger for at ordne parkeringspladsen d.24.5. Vi laver en mail med information og melder
ud. Der bliver lavet en optimeret parkeringstegning og arbejder ud fra denne.
Der skal skrives mail ud og et opslag på facebook.
ARBEJDSDAG d.24.maj kl.09.00 -15.00. TEMA: PARKERING og skiltning.
Truffet beslutning på GF: 1.Aftalt at der skiltes, så vi holder udfrakommende ude
og den kun er for havebyens beboere. 2. Hver hus kan kun have 1 bil pr. husstand.
For at optimere pladsen, så opmærker vi hvor man må parkerer og ikke må
parkerer.
Opgaver bliver fordelt på dagen.
Handicap parkering drøftet.

• Aktivitetsudvalg

’Hvem vil være med i aktivitetsudvalg’ – Marie Louise.

• Vandmålere

Processen går i gang og vi vil forhandle, gennemgå tilbud og indkøbe ASAP.
Indhenter tilbud og gennemgår inden næste bestyrelsesmøde.

• Udvalg

Byggeudvalg
Udestue gennemgået og tilbagemelding givet.
Dialog vedr. placeret hus: Have 59.

• Orangeri og økonomi

Møde med orangeriudvalget ift. Gennemgang af økonomi.

• Andet

OBS: Husk at gennemgå årshjul.

1. Gennemgang af alle mails og disse er besvaret.
2. Byggeudvalg: Vi har en enkelt verserende byggesag, som vi adresserer. 
3. Konstitueret bestyrelsen:

• Formand: Flemming Jantzen. 
• Kassér: Laura.
• Byggeudvalg: Annik og Kris.
• Menige medlemmer: Betina, Jonathan, Mette, Marie Louise og Kim. 

4. Gennemgang af referat. 

• Parkeringsskilte/tilladelser skal produceres ifm. At der kun er én parkeringsplads pr. have og deles ud til alle haverne. 
• Der skal bestilles skilte som aftalt på generalforsamlingen. Dette står Kim og Flemming for. (’Privat Parkering – kun tilladelse med gyldig parkeringstilladelse’ + ’Parkering Forbudt’).
• Der skal laves en arbejdsdag hvor vi får markeret parkeringspladsen op. 
• Der organiseres arbejdsdag af Kim, Flemming og Kris. 

• Månedlig betaling sættes i gang af WIND
• Vandmålere op til 200.000,- må indkøbes.
• Vicevært hyres.
• Aktivitetsudvalget nedsættes.
• Parkering (skilte, parkeringstilladelse, arbejdsdag)

5. Handicapparkering: Vi tager dialog.
6. Kommerciel udlejning: Vi skriver igen udlejningsvirksomhed/bruger og dermed yderligere advarsel. Denne udsendes via WA. 

Orienterings Mail til alle haver efter bestyrelsesmøde (Marie Louise skriver ud). 

• Der kommer mails til alle haver vedr. parkering og vi får alle sammen skilte. 
• Der kommer arbejdsdag hvor vi etablerer parkeringsplads. Denne bliver planlagt. 
• Haveaffald: Datoer 🡪 d.25-27.april. 

Åbent kontor:
Orangeriudvalget er forbi. Byggetilladelsen udløber 1/6-25. Bygningen ønskes færdiggjort til sommer.
Arbejdsdage i foreningen ønskes.
Evt. doodle med mulighed for overblik, hvor folk kan melde sig på og se hvem der er der.
Prøveopstilling vedr. parkering. Denne laves lige inden generalforsamlingen, således dette kan ses.
Dette emne skal diskuteres på generalforsamlingen.
Kloak og vand situationen skal også tjekkes op på.
Ønske om at bestyrelsen for fremhævet at dette er en fælles opgave vedr. orangeriet.
Finansieringen ønskes at foreningen lægger ud indtil de rejste penge bliver udbetalt.
Pengene fra Nordea er godkendt uden at der rejses flere, ved at betalt arbejdskraft er sløjfet fra
budgettet samt mere brug af genbrugsmaterialer.

Anders er forbi:
Forslag om at købe pinsehaven til fælleshus eller parkering mv.
Forslag til fælles opsparings konto til haveforeningen. 50-100kr evt.
Forslag om at bestyrelsen skal have et eller andet for deres arbejde. Evt. en julefrokost eller andet i
beskedent omfang. Så dette også bliver til noget hyggeligt at lægge alt det arbejde i.
Disse forslag henvises til at blive stillet på generalforsamlingen.

Generalforsamling:
Forslag og dagsorden sendes en måned inden. Om 14 dage.
Indkaldelse til nyt bestyrelsesmøde af formanden. Så dette kan forberedes.
Forslag til månedlige betalinger i stedet for kvartals betalinger grundet foreningens økonomi.
Forslag omkring tro og love-erklæring i forbindelse med renovation.
Deklaration er endelig i hus. Vi afventer modtagelse af godtgørelse så disse kan deles ud til de
involverede haveejere.
Indhentet tilbud omkring udskift af vandmålere er blevet dyrere end godkendt bruget fra gf. Derfor skal
dette ses på igen.

Parkeringspladser.
Håndhævelse af ordensregler. Herunder blandt andet hold af have og fællesarealer.
Vores vision i foreningen.
BBR-registreringer

Økonomi
Ser godt ud. Vi ligger på den rigtige side.
Spørgsmålet er om havelejen skal sættes op pga. inflationen. Med 4% eller mere afhænger af vores
udgifter. Dette bliver nok aktuelt for at det hele følger med og kassen ikke går i minus.

Andet:
Wind skal lige have opdateret de nye vedtægter og ordensregler i det materiale der sendes ud til nye
haveejere.

Affald i vinter:
Plast/pap og metal er afsluttet her og de afhenter ikke længere. Vi forventer at restaffald og madaffald bliver afhentet forsat. Vi har indhentet tilbud og lagt os fast på Marius Pedersen til afhentning af affald henover vinteren. De påbegynder arbejdet snarest og forsætter til 1.5.2025.

Udvalg og sager
Forsikring: Tjekker policen og opdatere. Der tages fat i Lene, da hun som tidligere
bestyrelsesformand lavede aftalen. Den nye police lægges op på hjemmesiden. – Flemming
tager fat i Lene.
Årshjul Skal et andet udvalg stå for sociale arrangementer end bestyrelsen?

Andet
Til generalforsamling:
Parkering
Helårsbeboelse
Bekræft opbakning omkring hvad vi gør og vores vedtægter.
Skal vi opdatere vedtægter ift. 31.10 – haveperiode.
Vores forsikringspolice.
Vandmålere
Køb af Pinsehaven?

Eventuel

Der kommer en fællesbesked hvor vi skriver ud, at folk gerne må lade os vide hvis folk får en
meddelelse fra BBR og huske på, at berigtige det som står i systemet.

Elstandere: Mail fra Jonathan.
Tilbud fra Jonathan ift. At opsætte ladestander til elbiler. Pris for dette: 154.000,-
Vi har sagt til ham, at han skal sætte et forslag til generalforsamlingen i Marts 2025 da der skal
et flertal fra beboerne for at kunne godkende / afvise.

Udskiftning af vandmålere
Vi har fået tilbud for vandmålere og fået VVS tilbud (150.000). Det må kun koste 86.000,- jf.
generalforsamlingsbeslutning. Vi skal således have fornyet vores mandat for at kunne gå videre
med dette. Vi skal skrive ud til haveejerne, for at fortælle at vandmålerne ikke udskiftes i år – vi
sikrer dog at der er en helt korrekt afmåling i år.
Kim skriver til Louise og hun skriver ud til alle haveejere.

Fællesarealer
Skal vi genbesøge placering af orangeri, så det ikke koster os parkeringspladser? Skulle vi evt.
købe Pinsehaven?
SKILT: Privat Parkering. Dette kommer op.
Invitere Kristine og Maj til bestyrelsesmødet ift. P-plads.
Nogen, dealer muligvis på vores P-plads – det skal vi forholde os til.

Udvalg
Byggeudvalg – Der er givet en betinget godkendelse til en have og der skal sendes nye
tegninger, for at kunne lave færdig. Vi har sendt ham en opfølgende mail.

Renovationsudvalg – den kører sammen med WA.
Vi tager lige bestik af, om vi skal lave ændringer ift. Containere.
Skal vi have en ny aftale ift. Renovation? Kim undersøger sammen med Didde/Marie og Laura.

Eventuelt

• Havevandring har haft NUL effekt og vi skal have sendt en mail via WA. Vi samler op og
  får sendt mail ud inden en bestemt dato.
• Facebook: Vi takker for en god sæson og mødes til sæsonafslutning d.20 oktober
  kl.12.00 med pølser og kartoffelsalat og skumfiduser til børnene og bål. Husk drikkevarer.
• Vintermodus ift. Bestyrelsesmødet.