Afholdes i fælleshuset. (Midlertidigt i have 19)

Åbent kontor fra kl17-17:30

Dagsorden og referat

1. Gennemgang af mails

Mails blev gennemgået. Vi har fået ny administrator i stedet for Henriette

Hammersby. Vores nye administrator hedder Henriette Hansen.

2. Siden sidst

Chris er muligvis på orlov. Flemming kontakter Chris for at høre nærmere om dette.

Det er relevant i forhold til både byggeudvalget og helårsboligudvalget.

Arbejdslørdag var hyggelig og en succes. Der blev virkelig arbejdet igennem og der

var samarbejdet og højt humør.

3. Udvalg

Revovationsudvalget/Kim har konstateret, at der er afhentning af restaffald frem til

den 28. december og plast frem til den 30. oktober.

Det skal derfor undersøges, hvad det vil koste at opretholde afhentningen. Udvalget

forventer dog at benytte samme ordning som sidste år.

Med hensyn til pap, metal, glas og papir, vil udvalget undersøge de økonomiske

muligheder for afhentning i vinterhalvåret

Byggeudvalget/Annik har fremsendt relevante dokumenter, men det var ikke muligt

at finde dem frem på mødet. Flemming undersøger derfor, hvor dokumenterne

befinder sig.

4. Økonomi – afrapportering

Flemming gennemgik regnskabet frem til september. Der er konstateret en mindre

fejl i opkrævningerne vedrørende elmålere, hvilket kan medføre en mindre nedgang

i indtægterne.

Da der er afsat midler til pedel for hele året, forventes dette dog at kunne udligne

den manglende indtægt.

Regnskabet blev taget til efterretning.

5. Helårsbolig – status

Der er pt. intet nyt fra kommunen. Vi afventer svar fra den advokat (Ditte) som vi

besluttede at gå videre med på sidste bestyrelsesmøde.

I løbet af aftenen, modtog Laura besked om, at advokaten gerne ville gå videre med

vores forespørgsel til den aftalte pris 22.000 kr.

Flemming kontakter den forrige advokat og takker for det hidtidige samarbejde men

at vi har valgt at gå videre med (Ditte)

6. Vandmålere – status

Vi afventer levering af vandmålere.

7. Fælleshus – status

Håndværkerne er godt i gang med arbejdet, og der er nu monteret vinduer og dør i

huset.

Gulvet er blevet taget op i hele huset, da håndværkerne konstaterede vandpytter

under det eksisterende gulv. Håndværkerne virker kompetente og grundige, og

arbejdet skrider frem indtil videre som planlagt.

8. Prepping – hvordan kan vi eventuelt tænke det sammen?

Flemming foreslog et ”Prepping-udvalg i foreningen og bestyrelsen bifaldt ideen. Vi

laver et opslag på Facebook. Bestyrelsen tager udvalget med på kommende

bestyrelsesmøder.

9. Eventuelt

Laura orienterede om ansættelseskontrakt til Pedel, som er forelagt for Ditte, der

har godkendt opgaverne. Dog vil hun ikke kunne nå snerydning om morgenen og vi

opfordrer hende til at alliere sig med naboer. Ordningen vil formentlig kunne starte

1. november 2026.

Kim opdaterer foreningens Årshjul.

1. Gennemgang af mails.
2. Ang. Helårsstatus: Gennemgang af arbejdsgruppens arbejde med at blive til en kolonihave med
   helårsstatus frem til nu.
3. Ang. Helårsstatus: Beslutninger fremadrettet.
4. Ang. Helårsstatus: Aftale om fremadrettet samarbejde.
5. Vandmålere.
6. Eventuelt.

1 Gennemgang af mails
2 Gennemgang af arbejdsgruppens arbejde med at blive til en kolonihave med
helårsstatus frem til nu
2024:
Juni: Bestyrelsen beslutter at nedsætte en arbejdsgruppe (herefter kaldet helårsudvalget), der skal
arbejde på at undersøge mulighederne for at vi kan få helårsstatus. Helårsudvalget får mandat til at
række ud til kommunen med henblik på forsigtig påbegyndelse af afklaring om muligheden for
helårsbeboelse.
Fra juli – september: foregår en dialog på mail mellem helårsudvalget og kommunen. Der afholdes
også et enkelt fysisk møde. Kommunen er imødekommende på mødet, men klargør også via mail at
Pilegårdens Haveby i Gladsaxe kommune forstås som en varig kolonihaveforening. Hvis vi kan
dokumentere, at vi ikke er registreret som en varig kolonihave jf. miljøministeriets liste over varige og
ikke varige kolonihaver, kan de åbne op for muligheden for dispensationer i registrering til
helårsbeboelse. Kommunen har kun én registreret ikke varig kolonihave i Gladsaxe, men da
Pilegårdens Haveby slet ikke fremgår af kommunens liste, ser helårsudvalget en mulighed for alligevel
at kunne afsøge, hvorvidt vi kan omdanne haveforeningen og derfor går de videre med sagen til en
advokat.
Mailkorrespondancen tydeliggør: at vi ikke kan opløse kolonihaven uden at få dispensation fra
kommunen, da lovgivningen (kolonihaveloven) i dag siger, at det er ulovligt at nedlægge en varig
kolonihaveforening uden at fritlægge et tilsvarende areal i kommunen. Det er ikke muligt i Gladsaxe
kommune og kommunen skriver tydeligt, at de ikke ønsker at gøre dette. De skriver også, at de ikke har
en liste med vores haveforening på.

2
December: bestyrelsen beslutter, at der kan bruges et udefineret mindre beløb til en advokat.
2025:
Marts: Der rækkes ud til en advokat og igangsættes en undersøgelse af hvorvidt foreningen kan opløses
med henblik på at blive gendannet som en grundejerforening med helårsregistreret. Konklusionen fra
advokaten er, at det kun er teoretisk muligt, da det i praksis kræver kommunens tilladelse
(dispensation) og at vi bl.a. indfrier foreningens gæld ved nedlægning af foreningen, at kommunen
ændrer lokalplanen og at vi opfylder byggereglementet for helårshuse i kommunen ved helårsstatus.
Advokatundersøgelsen gør opmærksom på planloven og kolonihaveloven, som afgørende for
besværliggørelsen.
2026:
September: hver enkel have modtager et brev fra kommunen om at de er opmærksomme på, at vi ikke
må bo her hele året.
September: Arbejdsgruppen indhenter to tilbud fra advokater med henblik på at afklare yderligere
forhold ift. helårsstatus som drøftes på dette møde (se næste punkt).
3 Beslutninger på nuværende bestyrelsesmøde
Det besluttes at gå videre med den ene af de to advokater med henblik på at afklare:

1. om det er en god idé at række ud til miljøministeriet og få afklaret om vi fremgår af listen over
   varige / ikkevarige kolonihaver. Såfremt advokaten råder os til det, skal listen indhentes.
2. afdække hvordan andre haveforeninger har gjort for at lykkedes med omdannelse til
   helårsregistrering.
3. undersøge om der er andre muligheder for at skabe et juridisk og politisk incitament for at give os en
   dispensation i kommunen.
   Om advokaten, som vi går videre med:
   Ditte Jensen er advokat og indehaver af Kolonihavejura. Hun er tidligere chefjurist og direktør i
   kolonihaveforbundet og Chief of Staff i Københavns kommune.
   Hendes tilbud er på 22.500 kr og inden igangsættelsen kræves det, at bestyrelsen laver en præcisering
   af hendes arbejde. Denne præcisering laver Jonathan og Laura.
   Yderligere drøftelser i bestyrelsen:
   Som bestyrelse drøftede vi risikoen og den potentielle gevinst ved fortsat at engagere en advokat. Vi er
   bevidste om, at en overgang til helårsstatus er en kompliceret og langvarig proces, og at der er risiko
   for, at arbejdet ikke fører til et konkret gennembrud i forhold til vores nuværende situation.
   Bestyrelsen vurderer dog, at det vil være relevant at investere i en juridisk gennemgang af det tidligere
   materiale. Formålet er at få en juridisk ekspert til at vurdere, om der findes nye handlemuligheder, og
   hvor realistisk det er at indlede en yderligere dialog med kommunen uden at skabe unødig
   opmærksomhed omkring os.

3
På baggrund af rådgivningen vil bestyrelsen tage stilling til, om der er grundlag for en ny dialog med
kommunen, eller om det på nuværende tidspunkt er mest hensigtsmæssigt ikke at foretage sig
yderligere.
Arbejdet skal samtidig bidrage til at afklare vores juridiske handlerum og styrke vores forberedelse,
hvis kommunen på et senere tidspunkt vælger at føre tilsyn eller håndhæve de gældende regler.
Bestyrelsen præciserer opgaven over for advokaten og indhenter et opdateret tilbud.
4 Aftaler om fremtidigt samarbejde
Det aftales at bestyrelsesmailen skal være cc på alle korrespondancer mellem helårsudvalget og
advokaten og andre aktører (kommunen, specialister o.lign). Flere medlemmer af bestyrelsen ud over
helårsudvalget skal deltage i opsamlingsmødet med advokaten.
Det aftales også, at vi ikke tager yderligere kontakt til kommunen gennem advokaten og at bestyrelsen
skal tage stilling til det samlet, inden der tages kontakt til kommunen næste gang.
Uenigheder på mødet:
Vi er i bestyrelsen enige om at chancerne for at blive registreret til helårsbeboelse er små, da det
uomtvisteligt afhænger af en dispensation fra kommunen.
Men vi er ikke enige i, hvordan de potentielle muligheder skal vægtes i kommunikationen ud til
haveforeningens medlemmer.
Nogle i bestyrelsen mener, det er meget vigtigt at forfølge chancerne, selvom de er små, ligesom de
mener, at vi ikke bør tale muligheden for helårsstatus ned.
Andre mener, at det er usandsynligt at komme igennem med at få helårsstatus i den aktuelle juridiske
ramme og politiske situation og mener, at vi bør kommunikere dette tydeligt ud til medlemmerne.
Derfor er der intern uenighed om, hvordan vi skal vægte kommunikationen ud til haveforeningen. Dette
punkt forbliver uafklaret.
5 Vandmålere
Det besluttes at gå med det billigste af de to indhentede tilbud: MBJ VVS Teknik ApS
Mathias Huniche Christensen.
Flemming tager korrespondancen med tilbudsgiver og sætter det i gang inden frosten sætter ind.
6 Eventuelt
Der er arbejdsdag på søndag i haveforeningen. Vi skal alle løfte i flok så godt vi kan.

1) Konstituering:
Formand: Flemming
Kasserer: Laura
Menige medlemmer: Betina, Kris, Annik, Kim, Mette
Byggeudvalg: Annik, Kris
Renovationsudvalg: Kim
Ansvarlig for årshjul: Mette & Annik
Pedeludvalg: Laura & Flemming

2) Gennemgang af mails
De er gennemgået

3) Opfølgning af generalforsamling:

• Beslutninger skal indføres i ordensregler af os selv.
• Vi beder WA om at sætte pengene til udbetaling til Poppelvej. Bestyrelsen har aftalt en
  fordelingsnøgle.

4) Anmodning fra have 10
er drøftet og formanden svarer.

5) Pedel, skaldesortering og kapacitet

• Der bestilles en større glascontainer.
• Generelt er der pænt og kapaciteterne i størrelse og mængde af containers passer. Kim følger
  op på om noget kan gøres bedre. Der skrives ud for at gøre opmærksom på vigtigheden af
  affaldssortering: 2 spraydåser i metalaffald koster ca 1000 kr i bøde. Vi betaler for meget for
  fejlsortering.
• Flemming og Laura afholder jobsamtaler med de to ansøgere.

6) Fælleshus, næste step

• Gennemgang af økonomien. Vi forventer at kunne bygge huset færdigt for de frivilligt
  indbetalte beløb, kreditnota og fondspengene.
• Orangeriudvalget planlægger arbejdsdag.

7) Arbejdsdag

• Orangeriudvalg fastsætter dagen/weekenden hvor der bygges hus. Vi lægger arbejdsdag
  sammen med den dag og laver veje. Obs på vejen forman Mettes have. Der skal flyttes noget
  grus væk. På den samme arbejdsdag kunne vi samle affald og ordne fælleshaven.

8) Haveaffald

Det er sidste weekend i april, sidste weekend i juni, sidste weekend i september.

9) Evt.
Årshjulet: Standerhejsning d. 3. maj, sangaftener kan tilføjes ligesom andre aktiviteter, datoer for
fællesarbejde, haveaffald, bestyrelsens havevandring, evt. tour de kolonihave?, sæsonafslutning.
Vi afventer medlemmernes input.

Vi skal have en fast aften til bestyrelsesmødet: Den sidste torsdag i måneden kl. 17-19. Næste
møde er d. 28. maj 2026.

Handikappladsen fjernes.

Indkørsler: Man må godt parkere foran indkørslerne.

Der følges op på misvedligeholdte haver og ulovlig udlejning til næste bestyrelsesmøde.

1) Gennemgang af mails

• Herunder status på at saldobalance er god. Vi har holdt budgettet her lidt over
  halvvejs i året.

2) Hjemmeside

Hjemmesiden har været svær at opdater. Kim er på sagen

3) Vandmålere:

Flemming og Kris har ikke fået et tilbud endnu, men ser på det i nærmeste fremtid.

4) Udvalg:
Byggeudvalg:

• Thor får sit byggeri godkende. Kris sender mail ud.
• Pinsehaven har sat skurvogn op. Den skal fjernes inden det færdige byggeri kan
  godkendes. De har indsendt byggeansøgning som byggeudvalget behandler i den
  kommende måned.

Skraldeudvalg:

• Kim står for vinterskrald

5) Orangeri og arbejdsdag:

• Der er indsamlet 15.000
• I november laves der en arbejdsdag hvor vi lægger tag og evt issolerer gulvet.

Visionsdag:

• Det er her d. 9. november.
• Laura laver opslag.
• Alle fra bestyrelsen skal

6) Evt:

• Obs på der er to haver på Poppelvej, der er til salg, og at de muligvis lejes ud, men
  når de er sat til salg så afventer vi.
• Annik laver en ny henvendelse til en have, der skal ryddes op.

1. Gennemgang af mails:
   Alle mails gennemgået og de der ikke var behandlet, blev svaret på mødet
   Mail fra Wind med budgetopfølgning. Bestyrelsen kan se at der ikke er brugt mere end
   budgetteret, og at vi er ca. 2% foran.
2. Visionsdag datoer: Den seneste visionsdag blev udskudt grundet manglende deltagelse. Alt er
   lavet klar til en spændende drøftelse af hvad vi vil fremover, og til at komme med nye ideer, der
   kan udvikle fællesskabet. Vi besluttede at afholde kommende visionsdag den 9. november, og det
   er meget vigtigt at bestyrelsen går foran med sin deltagelse.
3. Parkering: Det blev besluttet at få parkeringen endeligt opmærket snarest. Det står Kim, Kris og
   Flemming for.
4. Udvalg: Ikke noget nyt fra udvalg. Flemming sørger for at indkalde Orangeri udvalg for en snak
   om de kommende tiltag på huset.
5. Evt: ikke noget

Dagsorden:
– Gennemgang og besvarelse af indkomne mails og der er opgaver der skal følges op på.
Herunder nogle manglende betalinger for container rulning og novafos som skal lave boringer på
poppelvej.

Henvendelse fra WA vedr. korrekt ejerskab.
– Der kommer mails ud til alle haveejere far WA vedrørende dette.

Drøftelse af parkering.
– 28-30 parkeringspladser.
– Der skal slås ”søm” i. Dette kommer til at ske snarest af nogle fra bestyrelsen.
– Stadigvæk nogle der har flere biler en 1 bil på p-pladsen. Disse vil få en henvendelse med
påmindelse om hvad der er besluttet på GF.

Aktivitetsudvalg
– Sommerhygge – en føler ud for om nogen i foreningen vil være med til at arrangere dette
evt. Dette følger Marie op.

Vandmålere
– Dette er der ikke noget nyt om.

Udvalg
– Byggeudvalg har godkendt og er i dialog med relevante haveejere.

Orangeri og økonomi
– Opmærksom på at møbler mv ikke bare sættes i orangeriet.
– Bestyrelsen holder øje med økonomien og har lavet udkast / budget. Vi får alle kvitteringer
ind og godkender betaling. Der kan ikke bruges af foreningens penge. Kun af de penge
der er kommet ind.
Dette leder op til en diskussion om at der samles flere penge for at kunne færdiggøre de
ønskede tilføjelser som isolering, varmepumpe mm. Muligvis en crowdfunding og andre
puljer. Dette er orangeriudvalget gjort opmærksom på. Bestyrelsen bakker dem op, men
der kan stadigvæk kun bruges af budgettet og IKKE af foreningens penge.

Andet
– Forberedelse til næste gang: Pedel/vicevært opgave som blev besluttet på GF. Høre
Christoffer ad om et udkast til denne.
– Idédebat om hvad vores (haveejere) drømme er med foreningen. I tråd med hvad der blev
snakket om på GF. Denne dato skal fastsættes og faciliteres. Invitation til dette. Laura og
Flemming brygger på det. Der kommer noget ud i nærmeste fremtid.

Container opkrævning – gennemgang.
Oversigt at budget fra WA. Det ser fint ud.
Generalforsamlingsreferat sendes til Louise, WA.
Kommerciel udlejning: Her kommer en skrivelse.
Vedtægter og ordensregler er opdaterede fra WA’s side.
Afvanding af have: Muligheder for at sikre de våde haver.

• Parkering

Der har været møde i parkeringsudvalget og der kommer til at være en arbejdsdag hvor vi
sørger for at ordne parkeringspladsen d.24.5. Vi laver en mail med information og melder
ud. Der bliver lavet en optimeret parkeringstegning og arbejder ud fra denne.
Der skal skrives mail ud og et opslag på facebook.
ARBEJDSDAG d.24.maj kl.09.00 -15.00. TEMA: PARKERING og skiltning.
Truffet beslutning på GF: 1.Aftalt at der skiltes, så vi holder udfrakommende ude
og den kun er for havebyens beboere. 2. Hver hus kan kun have 1 bil pr. husstand.
For at optimere pladsen, så opmærker vi hvor man må parkerer og ikke må
parkerer.
Opgaver bliver fordelt på dagen.
Handicap parkering drøftet.

• Aktivitetsudvalg

’Hvem vil være med i aktivitetsudvalg’ – Marie Louise.

• Vandmålere

Processen går i gang og vi vil forhandle, gennemgå tilbud og indkøbe ASAP.
Indhenter tilbud og gennemgår inden næste bestyrelsesmøde.

• Udvalg

Byggeudvalg
Udestue gennemgået og tilbagemelding givet.
Dialog vedr. placeret hus: Have 59.

• Orangeri og økonomi

Møde med orangeriudvalget ift. Gennemgang af økonomi.

• Andet

OBS: Husk at gennemgå årshjul.

1. Gennemgang af alle mails og disse er besvaret.
2. Byggeudvalg: Vi har en enkelt verserende byggesag, som vi adresserer. 
3. Konstitueret bestyrelsen:

• Formand: Flemming Jantzen. 
• Kassér: Laura.
• Byggeudvalg: Annik og Kris.
• Menige medlemmer: Betina, Jonathan, Mette, Marie Louise og Kim. 

4. Gennemgang af referat. 

• Parkeringsskilte/tilladelser skal produceres ifm. At der kun er én parkeringsplads pr. have og deles ud til alle haverne. 
• Der skal bestilles skilte som aftalt på generalforsamlingen. Dette står Kim og Flemming for. (’Privat Parkering – kun tilladelse med gyldig parkeringstilladelse’ + ’Parkering Forbudt’).
• Der skal laves en arbejdsdag hvor vi får markeret parkeringspladsen op. 
• Der organiseres arbejdsdag af Kim, Flemming og Kris. 

• Månedlig betaling sættes i gang af WIND
• Vandmålere op til 200.000,- må indkøbes.
• Vicevært hyres.
• Aktivitetsudvalget nedsættes.
• Parkering (skilte, parkeringstilladelse, arbejdsdag)

5. Handicapparkering: Vi tager dialog.
6. Kommerciel udlejning: Vi skriver igen udlejningsvirksomhed/bruger og dermed yderligere advarsel. Denne udsendes via WA. 

Orienterings Mail til alle haver efter bestyrelsesmøde (Marie Louise skriver ud). 

• Der kommer mails til alle haver vedr. parkering og vi får alle sammen skilte. 
• Der kommer arbejdsdag hvor vi etablerer parkeringsplads. Denne bliver planlagt. 
• Haveaffald: Datoer 🡪 d.25-27.april. 

Åbent kontor:
Orangeriudvalget er forbi. Byggetilladelsen udløber 1/6-25. Bygningen ønskes færdiggjort til sommer.
Arbejdsdage i foreningen ønskes.
Evt. doodle med mulighed for overblik, hvor folk kan melde sig på og se hvem der er der.
Prøveopstilling vedr. parkering. Denne laves lige inden generalforsamlingen, således dette kan ses.
Dette emne skal diskuteres på generalforsamlingen.
Kloak og vand situationen skal også tjekkes op på.
Ønske om at bestyrelsen for fremhævet at dette er en fælles opgave vedr. orangeriet.
Finansieringen ønskes at foreningen lægger ud indtil de rejste penge bliver udbetalt.
Pengene fra Nordea er godkendt uden at der rejses flere, ved at betalt arbejdskraft er sløjfet fra
budgettet samt mere brug af genbrugsmaterialer.

Anders er forbi:
Forslag om at købe pinsehaven til fælleshus eller parkering mv.
Forslag til fælles opsparings konto til haveforeningen. 50-100kr evt.
Forslag om at bestyrelsen skal have et eller andet for deres arbejde. Evt. en julefrokost eller andet i
beskedent omfang. Så dette også bliver til noget hyggeligt at lægge alt det arbejde i.
Disse forslag henvises til at blive stillet på generalforsamlingen.

Generalforsamling:
Forslag og dagsorden sendes en måned inden. Om 14 dage.
Indkaldelse til nyt bestyrelsesmøde af formanden. Så dette kan forberedes.
Forslag til månedlige betalinger i stedet for kvartals betalinger grundet foreningens økonomi.
Forslag omkring tro og love-erklæring i forbindelse med renovation.
Deklaration er endelig i hus. Vi afventer modtagelse af godtgørelse så disse kan deles ud til de
involverede haveejere.
Indhentet tilbud omkring udskift af vandmålere er blevet dyrere end godkendt bruget fra gf. Derfor skal
dette ses på igen.

Parkeringspladser.
Håndhævelse af ordensregler. Herunder blandt andet hold af have og fællesarealer.
Vores vision i foreningen.
BBR-registreringer

Økonomi
Ser godt ud. Vi ligger på den rigtige side.
Spørgsmålet er om havelejen skal sættes op pga. inflationen. Med 4% eller mere afhænger af vores
udgifter. Dette bliver nok aktuelt for at det hele følger med og kassen ikke går i minus.

Andet:
Wind skal lige have opdateret de nye vedtægter og ordensregler i det materiale der sendes ud til nye
haveejere.